Описание цикла обмена электронными документами с покупателями

Процедура выгрузки "Подтверждение получения заказа", "Уведомление об отгрузке" и "УПД" подразумевает под собой длинную цепочку действий, прежде чем документ увидит грузополучатель:

Ответное сообщение поставщика, в котором подтверждает или не подтверждает поставку той или иной позиции продукции, с возможностью изменения количества поставляемого товара.

1. Вся цепочка документов формируется на основании поступившего электронного заказа от контрагента. Документ проходит через провайдера электронного документооборота (далее просто - провайдер) и кладется во внутреннюю сетевую папку на нашем сервере в виде xml файла. Возможные проблемы отсутствия заказа:

• Контрагент не отправил заказ вовремя. Довольно частая проблема. В таком случае заказ будет отсутствовать и при поиске на сайте (в личном кабинете) провайдера 
• Заказ был отправлен контрагентом, но застрял в очереди на обработку у провайдера. Скорее всего заказ так же будет отсутствовать на сайте провайдера
• Наш сервер не может забрать заказ из-за не доступности серверов провайдера по тем или иным причинам
• Отсутствует доступ к внутренней сетевой папке

2А. На основании поступившего электронного заказа, в 1с, с помощью обработки "Ввод заявок", автоматически формируется документ "Заказ покупателя". Возможные проблемы:

• В Базе 1с отсутствует контрагент и/или грузополучатель с указанными в заказе GLN
• В Базе 1с отсутствует номенклатура с указанным в заказе штрих кодом
• Не заполнены или не верно заполнены реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN,, адрес доставки и т.д.
• На контрагенте стоит "Стоп отгрузка"
• Отсутствует цена на одну или несколько позиций
• Ошибки в самом электронном заказе

Все предупреждения и ошибки формирования заказов на основании электронных заказов отображаются в сообщениях 1с. Это важные данные для диагностирования проблем, которые следует фиксировать и передавать ответственным лицам.

2Б. Если электронный заказ отсутствует, то документ "Заказ покупателя" можно внести в ручную, так же через обработку "Ввод заявок" с обязательным указанием входящих номера и даты заказа.

3А. В течении нескольких минут после введения документа "Заказ покупателя", в 1с, автоматически формируется и выгружается в сетевую папку xml документ "Подтверждение заказа". Далее документ отправляется из сетевой папки провайдеру. Возможные проблемы:

• Отсутствует доступ к серверам провайдера (там может быть 1000 и одна причина "Почему", их не будем рассматривать)
• Провайдер перегружен и не может оперативно принять и отправить документ
  
• Отсутствует доступ в интернет с нашего сервера
  
• Внесены некорректных изменений в конфигурационный файл в приложение, которое отправляет документы с нашего сервера провайдеру
  
• Не верный формат документа по мнению сервера провайдера. Внутренние проверки провайдера могут быть не согласны с форматом документа который мы отправляем и будут его отклонять
  
• Различные системы защиты могут блокировать отправку

3Б. За час до выезда машины с продукцией, в 1с, формируются и выгружаются в общую папку xml документы "Подтверждение отгрузки" и "УПД". Далее документ отправляется из сетевой папки провайдеру. Возможные проблемы:

• Все проблемы описанные на предыдущем шаге
• Не заполнены или не верно заполнены реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN, GUID, адрес доставки и т.д.
• Удалены или изменены дата и/или номер входящего заказа, а так же удален или изменен сам заказ и последующие документы в цепочке
  
• Программистом внесены изменения в конфигурацию 1с влияющие на формирование документов
  
• Недоступна или не верно указанна папка в сетевом окружении
  
• Отсутствует актуальная цифровая подпись на сервере

Практически все ошибки при формировании документа в 1с учтены, и если формировать документы в ручную (интерактивно), отображаются в сообщениях, за исключением случаев когда вообще нет заказа или реализационных документов.

После этого этапа документы должны появиться в личном кабинете провайдера

3В. Если не удается создать и отправить документы с нашего сервера провайдеру, то документы создаются в ручную на веб портале провайдера, на основании заказа. Возможные проблемы:

• Отсутствие доступа к веб порталу
• Не подготовленность сотрудников к ручному формированию документов

4. Провайдер сохраняет у себя наш xml документ, а его копию отправляет далее, на сервер торговой сети.

В случае возникновения проблем на этом шаге и последующих, мы можем только проинформировать провайдера, что грузополучатель не получил от нас документ. Провайдер проверит эту информацию и сообщит нам о проблемах и сроках их решения. Проблемы не описываю.

5. Торговая сеть, следуя своему внутреннему регламенту, распространяет информацию о документе далее по цепочке в плоть до грузополучателя.

Грузополучатель является последним звеном в получении документа.

Любая проблема, на любом из этапов, приводит к тому, что грузополучатель не получит информацию об "подтверждений заказа", "уведомлений об отгрузке" или "УПД". И если "подтверждений заказа" и "уведомлений об отгрузке" пока не является критически значимым документами, то в случае не получения "УПД" грузополучатель не может принять нашу продукцию, внести её на остатки и продать.

Как видите, есть огромное количество факторов, которые влияют на прохождение документом всей цепочки от нашей 1с до грузополучателя. Поэтому очень важно вовремя заметить проблему и правильно её диагностировать.