Описание цикла обмена электронными документами с покупателями
Процедура выгрузки "подтверждений заказа", "уведомлений об отгрузке" и "УПД" подразумевает под собой длинную цепочку действий, прежде чем документ увидит грузополучатель:
1. Вся цепочка документов формируется на основании поступившего электронного заказа от контрагента. Документ проходит через провайдера электронного документооборота (далее просто - провайдер) и кладется во внутреннюю сетевую папку на нашем сервере в виде xml файла. Возможные проблемы отсутствия заказа:
- Контрагент не отправил заказ вовремя. Довольно частая проблема. В таком случае заказ будет отсутствовать и при поиске на сайте (в личном кабинете) провайдера
- Заказ был отправлен контрагентом, но застрял в очереди на обработку у провайдера. Скорее всего заказ так же будет отсутствовать на сайте провайдера
- Наш сервер не может забрать заказ из-за не доступности серверов провайдера по тем или иным причинам
- Отсутствует доступ к внутренней сетевой папке
2А. На основании поступившего электронного заказа, в 1с, с помощью обработки "Ввод заявок", автоматически формируется документ "Заказ покупателя". Возможные проблемы:
- В Базе 1с отсутствует контрагент и/или грузополучатель с указанными в заказе GLN
- В Базе 1с отсутствует номенклатура с указанным в заказе штрих кодом
- Не заполнены или не верно заполнены реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN,, адрес доставки и т.д.
- На контрагенте стоит "Стоп отгрузка"
- Отсутствует цена на одну или несколько позиций
- Ошибки в самом электронном заказе
Все предупреждения и ошибки формирования заказов на основании электронных заказов отображаются в сообщениях 1с. Это важные данные для диагностирования проблем, которые следует фиксировать и передавать ответственным лицам.
2Б. Если электронный заказ отсутствует, то документ "Заказ покупателя" можно внести в ручную, так же через обработку "Ввод заявок" с обязательным указанием входящих номера и даты заказа.
3. В течении нескольких минут после введения документа "Заказ покупателя", в 1с, автоматически формируется и выгружается в сетевую папку xml документ "Подтверждение заказа". Далее документ отправляется из сетевой папки отправляется провайдеру, а провайдер отправляет документ дальше, по цепочке, контрагенту. Возможные проблемы:
- Отсутствует доступ к серверам провайдера
- Провайдер перегружен и не может оперативно принять и отправить документ
4. За час до выезда машины с продукцией, в 1с, формируется и выгружается в общую папку xml документ "Подтверждение отгрузки" и "УПД" . Возможные проблемы:
- Не заполненные или не верно заполненные реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN, GUID, адрес доставки и т.д.
- Удаленные или измененные дата и/или номер входящего заказа, а так же случайно удаленный или измененный сам заказ и последующие документы в цепочке
- Внесение изменений в конфигурацию влияющие на формирование документов
- Недоступна или не верно указанна папка в сетевом окружении
Практически все ошибки при формировании документа в 1с учтены и отображаются в сообщениях, если формировать документы в ручную (интерактивно), за исключением случаев когда вообще нет заказа.
4. Отправка XML документа из сетевой папки нашим сервером на сервер Docrobot с помощью приложения E-Connect. Возможные проблемы:
- Не доступность сервера Docrobot (там может быть 1000 и одна причина "Почему", их не будем рассматривать)
- Отсутствие доступа в интернет с нашего сервера
- Внесение некорректных изменений в конфигурационный файл приложения E-Connect
- Отсутствие актуальной цифровой подписи на сервере
- Не верный формат документа по мнению сервера Docrobot. Внутренние проверки Docrobot могут быть не согласны с форматом документа который мы отправляем и будут его отклонять
- Различные системы защиты могут блокировать отправку
После этого этапа документы должны появиться в личном кабинете Docrobot
5. Отправка XML документа Docrobot на сервер торговой сети.
На этом шаге и последующих мы уже ни чего сделать не можем кроме как проинформировать Docrobot, что грузополучатель не получил от нас документ. Поэтому проблемы не описываю.
5. Торговая сеть, следуя своему внутреннему регламенту, распространяет информацию о документе далее по цепочке в плоть до грузополучателя.
Грузополучатель является последним звеном в получении документа.
Любая проблема, на любом из этапов, приводит к тому, что грузополучатель не получит информацию об "уведомлений об отгрузке" или "УПД". И если "уведомление об отгрузке" пока не является критически значимым документом, то в случае не получения "УПД" грузополучатель не может принять нашу продукцию, внести её на остатки и продать.
Как видите, есть огромное количество факторов, которые влияют на прохождение документом всей цепочки от нашей 1с до грузополучателя. Поэтому очень важно вовремя заметить проблему и правильно её диагностировать.