Описание цикла обмена электронными документами с покупателями
Процедура выгрузки "подтверждений заказа", "уведомлений об отгрузке" и "УПД" подразумевает под собой длинную цепочку действий, прежде чем документ увидит грузополучатель:
1. Вся цепочка документов формируется на основании поступившего электронного заказа от контрагента. Документ проходит через провайдера электронного документооборота (далее просто - провайдер) и кладется во внутреннюю сетевую папку на нашем сервере в виде xml файла. Возможные проблемы отсутствия заказа:
- Контрагент не отправил заказ вовремя. Довольно частая проблема. В таком случае заказ будет отсутствовать и при поиске на сайте (в личном кабинете) провайдера
- Заказ был отправлен контрагентом, но застрял в очереди на обработку у провайдера. Скорее всего заказ так же будет отсутствовать на сайте провайдера
- Наш сервер не может забрать заказ из-за не доступности серверов провайдера по тем или иным причинам
- Отсутствует доступ к внутренней сетевой папке
2А. На основании поступившего электронного заказа, в 1с, с помощью обработки "Ввод заявок", автоматически формируется документ "Заказ покупателя". Возможные проблемы:
- В Базе 1с отсутствует контрагент и/или грузополучатель с указанными в заказе GLN
- В Базе 1с отсутствует номенклатура с указанным в заказе штрих кодом
- Не заполнены или не верно заполнены реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN,, адрес доставки и т.д.
- На контрагенте стоит "Стоп отгрузка"
- Отсутствует цена на одну или несколько позиций
- Ошибки в самом электронном заказе
Все предупреждения и ошибки формирования заказов на основании электронных заказов отображаются в сообщениях 1с. Это важные данные для диагностирования проблем, которые следует фиксировать и передавать ответственным лицам.
2Б. Если электронный заказ отсутствует, то документ "Заказ покупателя" можно внести в ручную, так же через обработку "Ввод заявок" с обязательным указанием входящих номера и даты заказа.
3.3А. В течении нескольких минут после введения документа "Заказ покупателя", в 1с, автоматически формируется и выгружается в сетевую папку xml документ "Подтверждение заказа". Далее документ отправляется из сетевой папки отправляется провайдеру, а провайдер отправляет документ дальше, по цепочке, контрагенту. Возможные проблемы:
- Отсутствует доступ к серверам провайдера (там может быть 1000 и одна причина "Почему", их не будем рассматривать)
- Провайдер перегружен и не может оперативно принять и отправить документ
4. За час до выезда машины с продукцией, в 1с, формируется и выгружается в общую папку xml документ "Подтверждение отгрузки" и "УПД" . Возможные проблемы:
Не заполненные или не верно заполненные реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN, GUID, адрес доставки и т.д.Удаленные или измененные дата и/или номер входящего заказа, а так же случайно удаленный или измененный сам заказ и последующие документы в цепочкеВнесение изменений в конфигурацию влияющие на формирование документовНедоступна или не верно указанна папка в сетевом окружении
Практически все ошибки при формировании документа в 1с учтены и отображаются в сообщениях, если формировать документы в ручную (интерактивно), за исключением случаев когда вообще нет заказа.
4. Отправка XML документа из сетевой папки нашим сервером на сервер Docrobot с помощью приложения E-Connect. Возможные проблемы:
Не доступность сервера Docrobot (там может быть 1000 и одна причина "Почему", их не будем рассматривать)- Отсутств
иует доступав интернет с нашего сервера - Внесен
иеы некорректных изменений в конфигурационный файл в приложенияе,E-Connect Окотсутствиорое отправляет документуальнойыцифровой подписинашего сервера провайдеру- Не верный формат документа по мнению сервера
Docrobot.провайдера. Внутренние проверкиDocrobotпровайдера могут быть не согласны с форматом документа который мы отправляем и будут его отклонять - Различные системы защиты могут блокировать отправку
3Б. За час до выезда машины с продукцией, в 1с, формируются и выгружаются в общую папку xml документы "Подтверждение отгрузки" и "УПД". Далее документ отправляется из сетевой папки провайдеру. Возможные проблемы:
- Все проблемы описанные на предыдущем шаге
- Не заполнены или не верно заполнены реквизиты контрагента или грузополучателя: ИНН, GLN, GUID, адрес доставки и т.д.
- Удалены или изменены дата и/или номер входящего заказа, а так же удален или изменен сам заказ и последующие документы в цепочке
- Программистом внесены изменения в конфигурацию 1с влияющие на формирование документов
- Недоступна или не верно указанна папка в сетевом окружении
- Отсутствует актуальная цифровая подпись на сервере
Практически все ошибки при формировании документа в 1с учтены, и если формировать документы в ручную (интерактивно), отображаются в сообщениях, за исключением случаев когда вообще нет заказа или реализационных документов.
После этого этапа документы должны появиться в личном кабинете Docrobot5. Отпровайдера
4. Провкайдер XMLсохраняет у себя наш xml документ, а Docrobotего копию отправляет далее на сервер торговой сети.Н
В случае возникновения проблем на этом шаге и последующих, мы уже ни чего сделать не можем толькроме как проинформировать Docrobot,провайдера, что грузополучатель не получил от нас документ. Провайдер проверит этому информацию и сообщит нам о проблемах и сроках их решения. Проблемы не описываю.
5. Торговая сеть, следуя своему внутреннему регламенту, распространяет информацию о документе далее по цепочке в плоть до грузополучателя.
Грузополучатель является последним звеном в получении документа.
Любая проблема, на любом из этапов, приводит к тому, что грузополучатель не получит информацию об "уведомлений об отгрузке" или "УПД". И если "уведомление об отгрузке" пока не является критически значимым документом, то в случае не получения "УПД" грузополучатель не может принять нашу продукцию, внести её на остатки и продать.
Как видите, есть огромное количество факторов, которые влияют на прохождение документом всей цепочки от нашей 1с до грузополучателя. Поэтому очень важно вовремя заметить проблему и правильно её диагностировать.