Проверка выгрузки электронных документов (ЭДО)

В этой инструкции вы узнаете как проверить отправку "Уведомление об отгрузке" и "УПП" на сайте оператора ЭДО и отправить документы вручную в случае их отсутствия.

Прочитайте "Описание цикла обмена электронными документами с покупателями", что бы иметь общее представление об электронном документообороте

1. К началу рабочего дня диспетчера (8:00), все "Уведомление об отгрузке" и "УПП", по первому рейсу, уже должны быть автоматически выгружены, отправлены на сервер провайдера и успешно обработаны. Что бы это проверить:

• Зайдите на сайт провайдера - https://e-vo.ru, введите логин и пароль, и войдите в личный кабинет.
• Перейдите на страницу "Отправленные" и убедитесь, что у вас правильно настроен фильтр:При таких настройках фильтра, вы должны увидеть все "УПД" которые были нами отправлены.
• Проверьте, что в таблице есть документы которые были отправлены сегодня:

  их должно быть достаточно много, так как мы отправляем "УПД" для каждого заказа, практически для всех сетевых магазинов. Если таких документов нет, то переходите к пункту 2.

• Убедитесь, что нет массовых восклицательных знаков на против документов:

  

  Если такие знаки есть и их несколько, то нужно нажать на сам восклицательный знак, для получения информации: 

  

  Если в уточнении написано, что документо отклонен, то об этом нужно немедленно сообщить бухгалтеру. При отсутствии бухгалтера, ИТ специалисту.

Если статус документа "Ожидается обработка на ДОЭД", это означает, что документы находятся на обработке у провайдера и еще не отправлены контрагенту. Обычно, такое происходит в случаях проведения технических работ на стороне провайдера.

2. Если на предыдущем шаге вы не увидели документы, то вам нужно выгрузить документы в ручную, для этого прочитайте Инструкцию для обработки "Выгрузка электронных документов" и выполните в этой обработке следующие действия:

• Выберите сегодняшнюю дату, уберите галочку с пункта "Показать отправленные" и выберите тип документа "Уведомление об отгрузке". Если при этом:
  • Список документов для выгрузки пуст - это значит, что документы были уже выгружены из 1с и об этом нужно сообщить ИТ специалисту.
  • В списке для выгрузки есть документы - это значит, что они не выгрузились и их смело можно выгружать.
• Выберите сегодняшнюю дату, уберите галочку с пункта "Показывать отправленные" и выберите тип документа "УПД". Если при этом:
  • Список документов для выгрузки пуст - это значит, что документы были уже выгружены из 1с и об этом нужно сообщить ИТ специалисту.
  • В списке для выгрузки есть документы - это значит, что они не выгрузились и их смело можно выгружать.
    
• Если вы выгружали документы и все они выгрузились без ошибок, то они должны появиться на сайте https://e-vo.ru в папке входящие, в течении 5-10 минут. Если они не появились или во время выгрузки были ошибки, то об этом нужно сообщить ИТ специалисту.

3. Если отправка УПД с нашего сервера затруднена и ИТ специалист сообщает, что документы следует сформировать в ручную в Docrobot, то вернитесь на сайт https://e-vo.ru и:

• Если "Уведомления об отгрузке" небыли выгружены с нашей стороны и их вы не увидели на 1 шаге, то:
  • Перейдите в папку входящие и настройте фильтр таким образом:

    

  • Зайдите в каждый документ "Заказ", по которому требуется отправить отгрузочные документы и если в списке документа нет "УВ. ОБ ОТГРУЗКЕ":

    

    создайте новый на основании инструкции Формирование документа Уведомления об отгрузке (DESADV)
• Если "Уведомления об отгрузке" были выгружены с нашей стороны или вы их создали на предыдущем шаге, то:
  • Перейдите в папку отправленные и настройте фильтр таким образом:

    

  • Зайдите в каждый документ "Уведомление об отгрузке", который был создан сегодня и если в списке нет документа "СЧФДОП" (так обозначается "УПД")

    

    создайте новый на основании инструкции Формирование Универсального передаточного документа (УПД)

Ручное создание документов на https://e-vo.ru может быть распределено между несколькими сотрудниками.

Если документы не отправились только по некоторым розничным сетям, то в фильтре, можно поочередно указать эти сети.

Ручное создание и отправка документов "СЧФДОП" (УПД) с сайта https://e-vo.ru возможна только при наличии цифровой подписи на компьютере.

При проверке следует действовать максимально оперативно, так как без предоставления документов с нашей стороны, магазины не смогу принять нашу продукцию.